Gestión Documental y Adminsitración de archivos

🔎 Definición y propósito de la Gestión Documental 

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una organización.

Tiene por objeto definir buenas prácticas de gestión que ayuden a crear y a mantener la información y la documentación que evidencía la toma de decisiones, las actividades y operaciones de la organización, y así facilitar su utilización en cualquier proceso de negocio y en cualquier nivel de la organización.

Existen diferentes tipos de documentos para ser usados por una organización. Algunos son para registro de la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.

Los tipos de documentos de gestión más utilizados son:

• Oficio: Comunicación oficial entre el departamento o empleados.

• Memorando: Documento sobre información importante para un asunto o acción específica.

• Circular: Es una carta, aviso u orden mediante el que una autoridad se dirige a órganos inferiores para trasladarles una instrucción. La circular debe ser sencilla y breve.

• Carta: Correspondencia formal entre departamento o empleados.

• Informe: Este puede ser oral o escrito e informa sobre el estado de una cosa o persona, o sobre un hecho en particular.

• Instancia o solicitud: La instancia es un documento que utilizan las empresas o los particulares para requerir algo de los organismos públicos.

• Certificado: Es un tipo de documento que se utiliza para confirmar o dar fe de un determinado hecho.

• Acta: El acta es un texto que agrupa los puntos tratados y los acuerdos que se han tomado en una reunión de un órgano colegiado o asamblea para que tengan validez.

• Saluda: Es un escrito en el cual una persona que ocupa un cierto cargo, comunica un cambio o un aviso.

• Declaración Jurada: Es una declaración escrita o verbal cuya veracidad se asegura mediante un juramento ante una autoridad administrativa o jurídica.

• Currículum vitae: Es un documento en el cual se enumera la formación, las habilidades y la experiencia laboral de una persona con el fin de conseguir u optar a un trabajo.

• Carta comercial: Es un documento formal que se hace con el objetivo de mantener comunicación con otros comercios o empresas.

• Poder: Documento en el que se constata la cesión de la capacidad que da una persona a otra para que pueda actuar en su nombre.